• Planejamento;
• Execução e controle;
• Monitoramento.

O planejamento exige alternativas potenciais de ação que satisfaçam os objetivos da empresa. É essencial avaliar os meios disponíveis para pôr essas alternativas em prática.

A execução e o controle envolvem a responsabilidade pelos erros e defeitos, sendo que o reconhecimento e correção desses problemas devem ser realizados pelo supervisor da operação ou, preferencialmente, pelo próprio operador.

Portanto, os funcionários devem estar bem informados sobre as técnicas e métodos de controle, para que tenham conhecimento das causas geradoras do defeito e para que possam manter a qualidade dos produtos.

O monitoramento reúne três procedimentos essenciais que, se implantados no processo produtivo, favorecem a manutenção e a melhoria da qualidade dos produtos:

1) Inspeção na fonte

Uma indústria com “zero defeito” é uma meta a ser buscada, mas sabe-se que é impossível de ser atingida. Contudo, o papel da gestão é tentar diminuir o máximo possível o percentual de falhas.

Quando as quantidades e modelos de produtos fabricados aumentam ou variam muito, as informações tornam-se excessivas e aumentam as chances de erros. Mais que uma técnica, é preciso atitude adequada para assumir um padrão tipo “Faz-Verifica”. A inspeção na fonte é uma atitude permanente de “ficar de olho” no processamento, no “como”, ou seja, refere-se ao cuidado com o sujeito e agente (homem ou máquina) e não com o objeto do trabalho.

Em síntese, a inspeção na fonte significa fazer conforme um método padronizado e pré-estabelecido, descrito no Roteiro de Produção. Com base nele, verifica-se o resultado e, se não for satisfatório, deve-se suspender a produção com erro até encontrar um novo método, mais adequado.

Assim, o ciclo é: planeja-executa-controla-aprova ou reprova. Se reprovar, inicia-se um novo ciclo, de atuação na causa e não no efeito.

2) Ação corretiva e preventiva

As Ações Corretivas e Preventivas são essenciais para evitar erros e defeitos e devem ser monitoradas formalmente pela direção da empresa. Por mais simples que sejam as operações para a produção de determinado produto, é essencial a definição de critérios e instruções claras sobre a recuperação de componentes ou produtos defeituosos. A partir da análise dos defeitos devem ser estabelecidos métodos para prevenir sua recorrência.

3) Melhoria contínua

Melhoria contínua significa o envolvimento de todas as pessoas da organização na busca constante e sistemática do aperfeiçoamento dos produtos e processos empresariais. O objetivo dessa proposta é melhorar o desempenho dos produtos e processos de trabalho, por meio do aprendizado e da criatividade.

No dia a dia, usa-se o Método PDCA (Planejar, Executar, Controlar e Agir Corretivamente) para manter os padrões e metas estabelecidos. Além disso, a empresa deve almejar constantemente atingir novas metas, para que elas se transformem em novos padrões, num ciclo contínuo.

Cabe salientar que quando a organização é receptiva a mudanças, menores são as resistências às melhorias. Para ter uma equipe disposta a melhorar continuamente, os empresários de pequenos negócios devem divulgar ações do tipo:

• Descartar ideias fixas e convencionais;
• Pensar em como fazer e não no por que não pode ser feito;
• Questionar práticas atuais que não atendem a seus propósitos, sem apresentar desculpas;
• Incentivar o “faça imediatamente”, mesmo que seja para atingir 50% dos objetivos, não procurando a perfeição;
• Se errar, corrija o erro imediatamente;
• Realizar melhorias com a criatividade e não com gastos em dinheiro. A criatividade surge com a necessidade;
• Diante de um problema, utilizar a pergunta “por quê?” pelo menos cinco vezes até encontrar a causa;
• Buscar ouvir o maior número de pessoas. As sugestões de melhoria são infinitas.

Cabe ao empresário entender a importância de estabelecer desafios constantes para o sistema produtivo. Assim será possível alcançar níveis melhores de qualidade que terão impactos em todas as dimensões do seu negócio.

Fonte: Sebrae